Pse bëhet rakordimi?
Një biznes regjistron hyrjet dhe daljet e parave, ndërsa banka jep pasqyrën e llogarisë. Krahasimi ndihmon të dallohen pagesat që mungojnë, tarifat e paregjistruara, gabimet ose lëvizjet që nuk njihen.
Dy gjendje të ndryshme nuk do të thonë automatikisht se banka ose biznesi ka gabuar. Një pagesë mund të jetë regjistruar nga njëra palë, por ende të mos jetë pasqyruar nga tjetra në të njëjtën datë.
Çfarë të nevojitet?
Merr pasqyrën e bankës për periudhën dhe regjistrin tënd të pagesave e arkëtimeve për të njëjtën llogari. Sigurohu që datat, monedha dhe gjendja fillestare janë të krahasueshme.
Krahaso çdo lëvizje sipas datës, shumës dhe përshkrimit. Mbaj veçmas shumat që nuk përputhen dhe dokumentet që mund të ndihmojnë për sqarimin e tyre.
Një shembull i thjeshtë
Supozo se regjistri i biznesit tregon 100,000 lekë, ndërsa pasqyra e bankës 99,500 lekë. Pas kontrollit, biznesi gjen një tarifë bankare prej 500 lekësh që ende nuk e ka regjistruar.
Nëse tarifa është e saktë dhe nuk ka diferenca të tjera, regjistrimi i saj e sjell gjendjen e regjistrit në 99,500 lekë. Shembulli nuk përfshin lëvizje në pritje ose gabime të tjera.
Pse mund të ketë diferenca?
Një transferim i nisur pranë fundit të periudhës mund të shfaqet në një datë tjetër nga ajo e regjistrimit të brendshëm. Banka mund të ketë zbritur një tarifë ose shtuar interes që biznesi ende nuk e ka hedhur në regjistra.
Mund të ketë edhe një shumë të regjistruar gabim ose një lëvizje të paautorizuar. Për këtë arsye, mos e ndrysho thjesht shifrën për ta bërë të barabartë: gjej arsyen dhe verifiko dokumentet.
Si trajtohet një gabim?
Nëse gabimi është në regjistrin tënd, korrigjoje sipas procedurës së biznesit dhe ruaj provën. Nëse një lëvizje në pasqyrën e bankës nuk njihet ose duket e pasaktë, kontakto bankën sa më shpejt për sqarim.
Përdor kanalet zyrtare dhe ndiq procedurën e bankës për kundërshtimin e një transaksioni. Afatet dhe të drejtat varen nga ligji dhe kushtet që zbatohen në vendin dhe produktin përkatës.
Rakordimi në pasqyrat financiare
Fjala përdoret edhe për të shpjeguar ndryshimin nga një gjendje fillestare në një gjendje përfundimtare. Për shembull, një tabelë mund të tregojë si kanë ndryshuar detyrimet nga financimi gjatë vitit.
Në secilin rast, qëllimi është të kuptohen ndryshimet midis shumave. Shiko periudhën dhe përbërësit e përfshirë, sepse jo çdo diferencë lidhet me një pagesë në para.
Sa shpesh duhet të kontrollosh?
Një biznes mund ta përfshijë rakordimin në procesin e tij periodik të mbylljes së llogarive. Shpeshtësia e dobishme varet nga numri i transaksioneve, rreziku dhe nevojat e biznesit. Kontrolli i rregullt mund të ndihmojë që diferencat të identifikohen më herët.
Ruaj pasqyrën, listën e diferencave dhe provat e korrigjimeve. Në periudhën tjetër, kontrollo nëse lëvizjet e mbetura në pritje janë pasqyruar. Një diferencë që mbetet për një kohë të gjatë mund të kërkojë hetim të mëtejshëm.
Pyetje të shpeshta
A është rakordimi i njëjtë me auditimin?
Jo. Rakordimi është një kontroll krahasues; auditimi ka objekt dhe procedura më të gjera.
A duhet të përputhen menjëherë dy gjendjet?
Jo gjithmonë. Mund të ketë pagesa në pritje që janë regjistruar vetëm nga njëra palë. Çdo diferencë duhet të ketë një shpjegim të dokumentuar.